Biała lista podatników VAT to oficjalny Wykaz podatników VAT prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Jeśli chcesz sprawdzić kontrahenta, możesz wyszukać go między innymi po NIP, REGON, nazwie firmy albo numerze rachunku bankowego. W kilka chwil dowiesz się, jaki ma status w rejestrze VAT i jakie rachunki są z nim powiązane. W internecie najczęściej używamy określenia „biała lista podatników VAT”, natomiast po przejściu do wyszukiwarki Ministerstwa Finansów zobaczysz znacznie dłuższą nazwę: „Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT”. To jest dokładnie ta sama usługa.
- Sprawdź białą listę podatników VAT
- Co to jest biała lista podatników VAT?
- Jak sprawdzić kontrahenta na białej liście VAT?
- Jak czytać wynik wyszukiwania?
- Zielony wynik – czy to znaczy, że wszystko jest w porządku?
- Jak sprawdzić rachunek bankowy na białej liście?
- Jakie informacje znajdziesz w wykazie?
- Kiedy warto sprawdzać białą listę?
- Co zrobić, jeśli rachunku nie ma na białej liście?
- Czy warto zachować potwierdzenie sprawdzenia?
- Biała lista podatników VAT a biała lista nadawców e-mail
Sprawdź białą listę podatników VAT
Jeżeli trafiłeś tutaj po wpisaniu w Google „biała lista sprawdź”, „sprawdź białą listę” albo „biała lista VAT sprawdź”, możesz od razu przejść do oficjalnej wyszukiwarki Ministerstwa Finansów.
Nie musisz zakładać konta ani logować się do urzędu skarbowego. Wyszukiwarka jest bezpłatna.
Co to jest biała lista podatników VAT?
Biała lista podatników VAT to potoczna nazwa Wykazu podatników VAT. Jest to jedna, elektroniczna i bezpłatna baza prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
W wykazie znajdują się nie tylko podatnicy VAT czynni. Baza obejmuje również podmioty korzystające ze zwolnienia z VAT, podmioty niezarejestrowane, wykreślone z rejestru oraz takie, których rejestracja została później przywrócona.
Dlatego sama nazwa strony może początkowo wprowadzać w błąd. Jeśli po kliknięciu „biała lista” trafisz do strony zatytułowanej „Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT”, jesteś we właściwym miejscu.
Jak sprawdzić kontrahenta na białej liście VAT?
Sprawdzanie białej listy jest bardzo proste. W wyszukiwarce wybierasz jeden z dostępnych parametrów:
- numer rachunku bankowego,
- NIP,
- REGON,
- nazwę firmy lub jej fragment.
Jeżeli masz przed sobą fakturę i chcesz po prostu sprawdzić firmę, najwygodniej użyć NIP-u. Jeśli natomiast Twoim celem jest sprawdzenie, czy możesz bezpiecznie wykonać przelew na konto wskazane na fakturze, użyj numeru rachunku bankowego.
Domyślnie wyszukiwarka sprawdza aktualny dzień, ale możesz zmienić datę. To istotne, ponieważ przy weryfikacji przelewu liczy się między innymi stan wykazu na dzień zlecenia płatności.
Jak czytać wynik wyszukiwania?
Tej rzeczy, moim zdaniem brakuje w instrukcjach dotyczących białej listy. Samo wpisanie NIP-u i otrzymanie wyniku jeszcze niewiele mówi, jeśli nie wiesz, czego właściwie powinieneś szukać.
Jeżeli wyszukiwarka pokazuje komunikat „Figuruje w rejestrze VAT”, a w szczegółach widzisz status „Czynny”, oznacza to, że na wskazany dzień przedsiębiorca figuruje jako czynny podatnik VAT.
W wyniku sprawdź przede wszystkim nazwę przedsiębiorcy, NIP oraz status podatnika. Jeżeli szukasz firmy na potrzeby przelewu, przewiń również do informacji o rachunkach bankowych albo wyszukaj kontrahenta bezpośrednio po numerze konta.
Zielony wynik – czy to znaczy, że wszystko jest w porządku?
Tak, ale tylko w zakresie informacji, którą właśnie sprawdziłeś.
Jeżeli wpisałeś NIP i widzisz komunikat, że firma figuruje w rejestrze VAT ze statusem „Czynny”, masz potwierdzenie, że przedsiębiorca był czynnym podatnikiem VAT na wskazany dzień.
Nie oznacza to jeszcze automatycznie, że każdy numer konta znajdujący się na otrzymanej fakturze jest prawidłowym rachunkiem tego przedsiębiorcy. To trzeba sprawdzić osobno.
Jeżeli więc Twoim celem jest wyłącznie odpowiedź na pytanie „czy ta firma jest czynnym podatnikiem VAT?”, zielony wynik i status „Czynny” są tym, czego szukasz. Jeżeli natomiast masz wykonać przelew, sprawdź również konkretny numer rachunku.
Status „Zwolniony” również nie oznacza błędu ani oszustwa. Informuje po prostu, że podmiot figuruje jako podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT.
Jeśli pojawi się informacja, że podmiot nie figuruje w rejestrze VAT, również nie zakładałbym automatycznie, że masz do czynienia z oszustwem. W takiej sytuacji sprawdź dane jeszcze raz, zweryfikuj datę, NIP oraz status przedsiębiorcy i – jeśli chodzi o większą transakcję – wyjaśnij sprawę z kontrahentem przed wykonaniem płatności.
Jak sprawdzić rachunek bankowy na białej liście?
Jeżeli chcesz zweryfikować konto z faktury, zaznacz w wyszukiwarce opcję „Numer konta” i wpisz cały numer rachunku.
To w mojej ocenie najlepszy sposób przed wykonaniem większego przelewu. Nie pytasz wtedy tylko „czy firma istnieje w rejestrze VAT?”, ale sprawdzasz konkretnie: czy ten rachunek jest powiązany z tym podatnikiem w wykazie.
Możesz również wyszukać kontrahenta po NIP-ie, a następnie porównać rachunek znajdujący się na fakturze z rachunkami widocznymi w jego danych.
Pamiętaj, że w białej liście nie znajdują się zwykłe osobiste rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe, czyli popularne ROR-y. Wykaz obejmuje rachunki związane z działalnością gospodarczą, które zostały prawidłowo zgłoszone i zweryfikowane.
Jakie informacje znajdziesz w wykazie?
Biała lista służy nie tylko do sprawdzania numeru konta. W wyniku wyszukiwania możesz znaleźć między innymi:
- nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
- NIP i REGON,
- status podatnika VAT,
- daty rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia do rejestru,
- rachunki bankowe zgłoszone w związku z działalnością.
W zależności od rodzaju podmiotu zobaczysz także inne informacje identyfikacyjne oraz dane związane z jego reprezentacją.
Kiedy warto sprawdzać białą listę?
Biała lista nabiera szczególnego znaczenia przy transakcjach przekraczających 15 000 zł. Jeżeli płacisz czynnemu podatnikowi VAT w ramach transakcji objętej tymi zasadami, znaczenie ma to, czy pieniądze trafią na rachunek znajdujący się w wykazie na dzień zlecenia przelewu.
Ja sprawdziłbym jednak rachunek również przy niższej kwocie, jeśli współpracuję z firmą pierwszy raz albo kontrahent nagle przesyła mi informację: „od dzisiaj prosimy wykonywać przelewy na nowy numer konta”.
To zajmuje kilkanaście sekund, a przy okazji jest dodatkowym zabezpieczeniem przed fałszywą fakturą lub próbą podmiany numeru rachunku.
Co zrobić, jeśli rachunku nie ma na białej liście?
Przede wszystkim nie wykonywałbym od razu większego przelewu. Brak konta w wykazie nie jest jeszcze dowodem oszustwa, ale zdecydowanie jest powodem, żeby sprawę wyjaśnić.
Skontaktuj się z kontrahentem i upewnij się, że numer rachunku został podany prawidłowo. Firma mogła zmienić konto, nie zaktualizować jeszcze danych albo korzystać z rachunku, który z określonego powodu nie pojawia się w wykazie. Jeżeli przelew został już wykonany na rachunek spoza wykazu, przepisy przewidują możliwość złożenia zawiadomienia ZAW-NR. Na dzień publikacji tego artykułu termin na złożenie takiego zawiadomienia wynosi 7 dni od dnia zlecenia przelewu.
Przy dużej kwocie nie próbowałbym jednak rozwiązywać sprawy wyłącznie na podstawie jednego artykułu w internecie. Sprawdź aktualne przepisy i dokumenty dotyczące konkretnej transakcji.
Czy warto zachować potwierdzenie sprawdzenia?
Tak, szczególnie przed większym przelewem.
Wynik wyszukiwania możesz zapisać. System pozwala uzyskać potwierdzenie sprawdzenia z unikalnym identyfikatorem, a dane można zachować między innymi w formie pliku PDF.
Dzięki temu nie musisz później opierać się na pamięci i tłumaczyć, że „konto na pewno było na liście”. Masz dowód pokazujący, kiedy i jakie dane sprawdziłeś.
Przy przelewie na kilkanaście czy kilkadziesiąt tysięcy złotych zapisanie takiego potwierdzenia zajmuje niewspółmiernie mniej czasu niż późniejsze wyjaśnianie problemów z płatnością.
Biała lista podatników VAT a biała lista nadawców e-mail
Nie pomyl tych dwóch pojęć. Biała lista podatników VAT dotyczy przedsiębiorców, ich statusu podatkowego oraz rachunków bankowych wykorzystywanych w działalności. Jeżeli sprawdzasz firmę, NIP, numer konta albo status VAT, interesuje Cię właśnie państwowy Wykaz podatników VAT.
Biała lista nadawców e-mail oznacza natomiast listę adresów lub domen uznanych za zaufane przez system pocztowy albo filtr antyspamowy. Jeżeli chcesz dokładniej zrozumieć, jak działa taki mechanizm i gdzie szukać zaufanych adresów w Gmailu, Onet Poczcie czy na hostingu, przeczytaj mój poradnik: biała lista nadawców e-mail – co to jest i jak sprawdzić zaufane adresy?
Warto też pamiętać, że biała lista nie jest tym samym co lista zablokowanych nadawców. Jeśli wiadomości od konkretnej osoby przestały dochodzić, trafiają do Spamu albo są automatycznie przenoszone do innego folderu, problem może leżeć właśnie w blokadzie, filtrach lub regułach skrzynki. W takim przypadku sprawdź również: jak sprawdzić, czy adres e-mail lub nadawca jest zablokowany?
